Kundengeschenke für die Bäckerei

Kurz gesagt

Keine andere Branche sieht ihre Stammkunden so oft wie du, manche jeden Morgen um dieselbe Uhrzeit. Du musst deshalb nicht groß schenken, sondern genau: Der Herr, der seit Jahren um zwanzig vor sieben zwei Kaiserbrötchen holt, bekommt beim letzten Einkauf vor dem Fest eine Tüte Plätzchen mit seinem Namen auf der Karte.

Im Dezember hast du keine Minute übrig. Nimm deshalb Geschenke, die du im November backen kannst und die halten, also Stollen, Lebkuchen und Plätzchen in der Dose. Oder schenk erst im neuen Jahr: Eine Neujahrsbrezel am ersten Öffnungstag überrascht mehr als die hundertste Plätzchentüte im Advent, und an der Theke ist dann endlich wieder Zeit.

Die Cafés, Büros, Hotels und Kitas, die du das ganze Jahr belieferst, bekommen einen Stollen oder eine Dose Plätzchen fürs Team, mitgebracht bei der Lieferung. Und was du verpackt verschenkst, braucht dieselben Allergenangaben wie das, was du verkaufst, auch wenn es nichts kostet.

Ideen aus deiner Backstube, mit Kosten

Die Kosten sind grobe Herstellungskosten mit Verpackung, so wie sie bei vielen Handwerksbäckereien ungefähr liegen. Rechne sie mit deiner eigenen Kalkulation nach, denn nur die zählt.

• Eine Tüte mit 100 Gramm Plätzchen aus deiner Weihnachtsproduktion, mit Band und Karte, etwa 1 bis 2 Euro. Für Stammkunden, die jeden Tag oder fast jeden Tag kommen.
• Ein kleiner Stollen mit 250 bis 500 Gramm, etwa 3 bis 6 Euro. Für die treuesten Stammkunden und für die Kundin, die jedes Jahr fünf Stollen für die Verwandtschaft bestellt.
• Ein ganzer Stollen mit einem Kilo, etwa 6 bis 12 Euro. Fürs Team im Büro, im Café oder im Hotel, das du jede Woche belieferst.
• Lebkuchen oder Printen in einer Blechdose, mit Dose etwa 5 bis 12 Euro. Bedruckte Dosen lohnen sich meist erst ab ein paar hundert Stück, bei kleinen Mengen nimmst du eine schlichte Dose mit deinem Aufkleber. Sie bleibt in der Küche und wird im nächsten Advent wieder gefüllt.
• Ein Brotbeutel aus Leinen oder Baumwolle mit deinem Namen, je nach Menge etwa 3 bis 8 Euro. Darin trocknet das Brot nicht so schnell aus wie in der Papiertüte, und er kommt jedes Mal wieder mit in den Laden.
• Eine Neujahrsbrezel oder ein kleiner Hefezopf am ersten Öffnungstag im neuen Jahr, etwa 1 bis 3 Euro. In vielen Gegenden im Südwesten ist das ohnehin Brauch, anderswo ist es eine schöne Überraschung.
• Für Kinder an der Theke ein kleiner Lebkuchenstern, unter 50 Cent. Die Eltern sehen es, und die Kinder wollen nächste Woche wieder mit.

Wen du beschenkst und mit wie viel

Eine Bäckerei mit Laden und einer Filiale hat schnell 100 bis 200 Stammkunden, die du beim Namen kennst, dazu Abo-Kunden und ein paar Betriebe, die bei dir bestellen. So teilst du auf:

Ein Beispiel für eine Bäckerei mit Laden und Filiale: 120 Stammkunden bekommen eine Plätzchentüte mit Karte für je etwa 1,80 Euro, das sind 216 Euro. 40 Abo-Kunden bekommen dasselbe für 72 Euro. 12 Betriebe, die du belieferst, bekommen je einen Kilostollen für etwa 9 Euro, das sind 108 Euro. 4 Kitas und Heime bekommen einen Plätzchenteller für je 5 Euro. 500 Lebkuchensterne zu je 30 Cent sind 150 Euro. Zusammen rund 570 Euro Herstellungskosten, dazu Etiketten und Karten. Wenn es weniger sein soll, lass die Sterne weg und schenk den Stammkunden die Neujahrsbrezel statt der Tüte.

Was auf die Geschenktüte gehört

Was du verschenkst, ist rechtlich ein Lebensmittel wie jedes andere aus deiner Theke. Die Pflicht, Allergene anzugeben, gilt auch, wenn du etwas kostenlos abgibst. Wie viel sonst noch auf die Tüte muss, hängt davon ab, wie du sie abgibst:

• Packst du die Tüte im Laden und gibst sie über die Theke, reicht dasselbe wie bei deinen offenen Plätzchen: Die Allergene müssen für den Kunden greifbar sein, etwa in der Allergenmappe an der Theke. Schreib trotzdem die wichtigsten auf die Karte, denn der Kunde nimmt die Tüte mit nach Hause, die Mappe nicht.
• Lieferst oder verschickst du fertig verpackte Ware, etwa den Stollen in Folie fürs Büro, gehört ein volles Etikett darauf: Bezeichnung, Zutaten mit hervorgehobenen Allergenen, Mindesthaltbarkeitsdatum, Gewicht, Name und Anschrift deiner Bäckerei. Ob du auch eine Nährwerttabelle brauchst, hängt von Menge und Weg ab. Frag im Zweifel deine Lebensmittelüberwachung oder die Innung.
• Für Kitas und Schulen: Frag vorher, was dort erlaubt ist, viele Kitas sind nussfrei. Schreib ehrlich auf den Zettel, dass in deiner Backstube Nüsse verarbeitet werden, wenn es so ist. Stollen mit Rum und Pralinen mit Alkohol gehören nicht in eine Kita. Und weil Erzieherinnen in städtischen Kitas Geschenke oft nur mit Erlaubnis annehmen dürfen, ist ein Teller für das ganze Team besser als ein Geschenk für eine Person.

Auch der Name auf dem Etikett hat Regeln. Butterstollen heißt nur ein Stollen, dessen Fett aus Butter kommt, mindestens 40 Teile auf 100 Teile Mehl und ohne Margarine. Dresdner Stollen dürfen nur Bäckereien in und um Dresden backen, Nürnberger Lebkuchen kommen aus Nürnberg. Bist du woanders, nenn ihn nach deinem Ort oder deiner Backstube. Das klingt ohnehin persönlicher.

In Österreich gilt dieselbe EU-Regel, in der Schweiz gibt es eigene, sehr ähnliche Vorschriften, auch dort mit Allergenangaben für offene Ware. Das ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.

Was auf die Karte kommt

An der Theke kennst du oft die Bestellung besser als den Nachnamen. Genau daraus wird der persönlichste Satz. Dein Verkaufsteam weiß am besten, wer wann kommt und was er nimmt, also lass es mitschreiben.

• „Lieber Herr Schäfer, seit vier Jahren um zwanzig vor sieben zwei Kaiserbrötchen und ein kurzer Witz. Ohne Sie fängt bei uns kein Morgen richtig an. Frohe Weihnachten von Anja und dem ganzen Team“
• In der letzten Abo-Tüte: „Ihre letzte Tüte vor dem Fest, mit ein paar Plätzchen extra. Am 24. kommen die Brötchen wie immer, am 25. und 26. ruht der Ofen, ab dem 27. sind wir wieder an Ihrer Tür.“
• „Für das Team im dritten Stock, das jeden Montag 40 Brötchen für die Besprechung bestellt: Danke für ein Jahr voller Frühstücke! Der Stollen hat drei Wochen geruht, jetzt ist er so weit.“
• „Für das Team der Kita Sonnenblume: Plätzchen ohne Nüsse und ohne Alkohol, zum Teilen im Personalraum. Danke, dass wir eure Frühstücksbrötchen backen dürfen!“
• Zur Neujahrsbrezel: „Frohes neues Jahr! Die Brezel ist für Sie, weil Sie uns das ganze Jahr jeden Morgen besucht haben.“

Dein Fahrplan vor dem Weihnachtsgeschäft

1. 1

   Diese Woche: Liste machen

   Frag dein Verkaufsteam, wer jeden Tag kommt, und schreib die Namen auf, die ihr kennt. Die Abo-Kunden stehen in der Lieferliste, die Betriebe auf den Lieferscheinen. Schreib zu jedem dazu, ob er im Dezember noch kommt oder schon verreist ist.

2. 2

   Bis 20. November: bestellen, mitbacken, Etiketten anlegen

   Bestell Tüten, Band und Dosen bis zum 20. November, dann sind sie vor dem ersten Advent da. Brotbeutel mit Aufdruck brauchen oft zwei bis drei Wochen, sind sie bis dahin nicht bestellt, heb sie dir fürs Frühjahr auf. Die Geschenk-Stollen backst du mit einer der nächsten Stollenchargen mit, dann haben sie bis zur Übergabe Zeit zum Ruhen. Leg die Etiketten gleich in der Waage oder am Drucker an.

3. 3

   Erste Dezemberwochen: Betriebe beliefern

   Stollen und Dosen für Büros, Cafés und Kitas gehen mit der normalen Lieferung raus, am besten vor den Weihnachtsfeiern dort. Wer liefert, gibt das Geschenk selbst ab und sagt zwei Sätze dazu, statt es in die Kiste zu legen.

4. 4

   Woche vor dem Fest: Tüten hinter der Theke

   Die Tüten für die Stammkunden liegen mit Namen sortiert hinter der Theke. Gib sie früh am Morgen, wenn es noch ruhig ist. Wer erst kurz vor dem Fest kommt, bekommt die Neujahrsbrezel.

5. 5

   Erster Öffnungstag im Januar: Brezel für alle, die du verpasst hast

   Wer im Dezember nicht da war, bekommt die Neujahrsbrezel mit einem „nachträglich frohe Weihnachten“. An diesem Morgen ist im Laden Zeit für ein paar Worte, im Dezember war sie es nicht.

Was du besser lässt

• Das Geschenk am 23. Dezember in der Schlange übergeben. Hinter deinem Stammkunden warten zwölf Leute auf ihren Stollen, und für ein Wort ist keine Zeit. Gib früher oder im Januar.
• Ware von gestern oder Bruch als Geschenk. Was im Laden nicht mehr verkauft wird, schmeckt auch als Geschenk nach Resteverwertung.
• Tüten ohne Zutaten und Allergene. Eine Kundin mit Nussallergie muss bei einem Geschenk genauso wissen, was drin ist, wie beim Einkauf.
• Einen Rabattschein auf die nächste Torte. Das ist Werbung, kein Dank. Schenk lieber etwas, das man sofort essen kann.
• Kugelschreiber und Feuerzeuge mit Logo. Bei einer Bäckerei erwarten die Leute etwas zu essen, und alles andere landet in der Schublade. Der Brotbeutel ist die Ausnahme, weil er mit deinem Brot zu tun hat.

Steuer in Kürze

• Bis 50 Euro pro Kunde und Jahr kannst du ein Geschenk absetzen. Bei eigener Ware zählen deine Herstellungskosten, nicht der Preis in der Theke: Der Kilostollen, den du für 25 Euro verkaufst, zählt mit dem, was er dich gekostet hat. Ziehst du Vorsteuer, rechnest du ohne Mehrwertsteuer.
• Kleinigkeiten bis 10 Euro, die viele bekommen, wie die Plätzchentüte, brauchen keine Namensliste. Für teurere Geschenke notierst du Name, Datum, Geschenk und Kosten.
• Cafés, Büros und Hotels sind Betriebe. Für sie und ihre Mitarbeiter kann ein Geschenk über 10 Euro als Einnahme zählen. Du kannst die Steuer pauschal mit 30 Prozent übernehmen und sagst es dem Empfänger dann. Ein Teller Plätzchen fürs ganze Team bleibt meist darunter.

In Österreich sind Geschenke an Kunden meist nicht absetzbar, kleine Werbegeschenke mit Logo und Warenproben eher. In der Schweiz gibt es keine feste Grenze, dort fragst du deine Treuhand.

Alle Regeln zu Kundengeschenken, auch für Österreich und die Schweiz

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