Weihnachtsgrüße fürs Reisebüro

Für die Weihnachtskarte

Du weißt, wohin jeder deiner Kunden dieses Jahr gereist ist. Ein Satz über genau diese Reise macht aus der Karte einen Gruß, den niemand sonst schreiben könnte. Weil Reiseziel und Anlass privat sind, kommt sie immer in einen Umschlag.

• KopierenNach der Reise des Jahres

  Liebe Familie [Name], wir hoffen, Sie denken noch gern an [Reiseziel] zurück. Danke, dass wir Ihren Sommerurlaub planen durften. Wir wünschen Ihnen ein frohes Fest zu Hause und ein neues Jahr mit vielen guten Reisen. Ihre [Vorname] vom [Reisebüro]

• KopierenHochzeitsreise

  Liebe Frau [Name], lieber Herr [Name], Ihre Hochzeitsreise nach [Reiseziel] hat auch uns viel Freude gemacht. Wir wünschen Ihnen Ihr erstes gemeinsames Weihnachtsfest als Ehepaar, so schön wie der erste Sonnenuntergang dort. Herzlich, [Name]

• KopierenLangjährige Kunden

  Lieber Herr [Name], seit [Jahr] planen wir Ihre Reisen, von [erste Reise] bis [Reise dieses Jahr]. Für dieses Vertrauen danken wir Ihnen von Herzen. Frohe Weihnachten und ein gesundes neues Jahr, in dem wir Sie hoffentlich wieder auf Reisen schicken dürfen.

• KopierenKreuzfahrt oder Rundreise

  Liebe Frau [Name], nach [Zahl] Häfen und unzähligen Eindrücken sind Sie wieder gut zu Hause angekommen. Danke, dass Sie uns diese Reise anvertraut haben. Wir wünschen Ihnen besinnliche Feiertage und freuen uns auf Ihre Erzählungen beim nächsten Kaffee bei uns.

• KopierenReise mit Hindernissen

  Lieber Herr [Name], Ihre Reise nach [Reiseziel] hatte mit [Flugausfall, Umbuchung] einen holprigen Start. Danke für Ihre Geduld, während wir alles neu sortiert haben. Wir wünschen Ihnen ruhige Feiertage und eine nächste Reise, die genau so läuft, wie sie soll.

• KopierenFirmenkunden

  Sehr geehrte Frau [Name], danke für die gute Zusammenarbeit bei allen Dienstreisen und der [Firmenreise, Messe] in diesem Jahr. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team erholsame Feiertage und einen guten Start in das neue Jahr. [Name] und das Team vom [Reisebüro]

Locker und mit du

Wer seit Jahren bei dir bucht und dir Urlaubsfotos aufs Handy schickt, bekommt einen Gruß mit du und einem Augenzwinkern.

• Kopieren

  Frohe Weihnachten, [Vorname]! Der Koffer ist ausgepackt, die Sonnencreme steht im Bad und wartet auf den nächsten Sommer. Wir auch. Schöne Feiertage!

• Kopieren

  Danke für ein Jahr voller Fernweh, [Vorname]! Unser Wunsch für dich: Feiertage ohne Gepäckband, ohne Wartezeit am Gate und mit sehr vielen Plätzchen.

• Kopieren

  Dieses Jahr waren es [Reiseziel 1] und [Reiseziel 2]. Wir sind gespannt, wohin es nächstes Jahr geht! Frohe Weihnachten und komm gut rüber, [Name] vom [Reisebüro]

• KopierenAn Kunden auf Reisen

  Frohe Weihnachten nach [Reiseziel], [Vorname]! Genieß das Fest unter Palmen, wir halten hier die Stellung bei Regen und Glühwein. Gute Heimreise!

Für Instagram, Facebook und dein Google-Profil

Zeig dein Team, dein geschmücktes Schaufenster oder die Weltkarte mit den Nadeln. Fotos und Namen von Kunden nur mit deren Zustimmung, und nie, solange sie noch verreist sind.

• KopierenTeam im Reisebüro

  Das sind wir, und hinter uns hängt die Weltkarte, auf der dieses Jahr wieder viele Nadeln dazugekommen sind. 🌍 Danke für jede Reise, die wir für euch planen durften. Frohe Weihnachten von [Namen]!

• KopierenGeschmücktes Schaufenster

  Im Schaufenster liegt Schnee aus Watte, daneben der Strandkorb vom Sommer. 🎄 So sieht Fernweh im Dezember aus. Danke, dass ihr bei uns gebucht habt, wir wünschen euch ein schönes Fest!

• KopierenZeiten zwischen den Jahren

  Unsere Zeiten über die Feiertage: Do, 24.12. bis [Uhrzeit] geöffnet, Fr, 25. und Sa, 26.12. geschlossen, Mo, 28. bis Mi, 30.12. [Zeiten], Do, 31.12. [Zeiten oder geschlossen]. Ab [Datum] beraten wir euch wieder wie gewohnt. Wer gerade unterwegs ist: Die Notfallnummer steht in eurer Reisebestätigung. Frohe Weihnachten! ✈️

• KopierenReisegutschein

  Noch kein Geschenk? Ein Reisegutschein passt in jeden Umschlag und lässt sich in Ruhe für den Sommer einlösen. Bei uns bekommt ihr ihn bis [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit], liebevoll verpackt. Wir wünschen euch frohe Weihnachten!

• KopierenNeujahr

  Frohes neues Jahr! 🥂 Der Kalender ist noch leer, die Urlaubstage stehen fest. Kommt mit euren Wünschen vorbei, wir haben Kaffee und Zeit. Ab [Datum] sind wir wieder für euch da.

Kurze Nachricht an Stammkunden

Für Kunden, die dir ohnehin per WhatsApp oder E-Mail schreiben. Am besten passt eine Nachricht, die etwas mit ihrer Reise zu tun hat.

• KopierenAbreise kurz vor dem Fest

  Hallo Familie [Name], übermorgen geht es los nach [Reiseziel]! Ihre Unterlagen sind komplett, die Notfallnummer des Veranstalters steht auf Seite [Zahl] der Reisebestätigung. Wir wünschen Ihnen frohe Weihnachten und eine wunderbare Reise! [Vorname]

• KopierenGerade unterwegs

  Hallo [Vorname], frohe Weihnachten nach [Reiseziel]! Ich hoffe, ihr habt Sonne und einen schönen Abend. Falls vor Ort etwas nicht passt, meldet euch gleich bei der Reiseleitung oder der Nummer aus den Unterlagen. Gute Zeit noch!

• KopierenStammkunden

  Hallo Herr [Name], frohe Weihnachten aus dem [Reisebüro]! Danke für die schöne Zusammenarbeit dieses Jahr. Wenn Sie im Januar Lust haben, die nächste Reise zu planen: Ich bin ab [Datum] wieder da.

Aushang, Website und Abwesenheitsnotiz im Reisebüro

Zwischen den Jahren sind einige deiner Kunden auf Reisen. Sie brauchen vor allem eins: den richtigen Kontakt, falls unterwegs etwas schiefgeht. Schreib ihn auf jeden Aushang und in jede Abwesenheitsnotiz.

• KopierenAushang an der Tür

  Liebe Kundinnen und Kunden, unser Reisebüro ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Ab [Datum] beraten wir Sie wieder gern. Wenn Sie gerade auf Reisen sind und Hilfe brauchen, wenden Sie sich bitte an die Reiseleitung vor Ort oder an die Notfallnummer in Ihrer Reisebestätigung. Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch!

• KopierenAbwesenheitsnotiz

  Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro, lesen unsere E-Mails aber täglich. Sind Sie gerade unterwegs und es gibt ein Problem, melden Sie sich bitte zuerst bei der Reiseleitung vor Ort oder unter der Notfallnummer Ihres Veranstalters aus der Reisebestätigung. So bekommen Sie am schnellsten Hilfe. Frohe Feiertage!

• KopierenAnrufbeantworter

  Guten Tag, hier ist das [Reisebüro]. Wir sind bis einschließlich [Datum] in der Weihnachtspause. Wenn Sie gerade auf Reisen sind und dringend Hilfe brauchen, rufen Sie bitte die Notfallnummer Ihres Reiseveranstalters an, die steht in Ihrer Reisebestätigung. Wir hören den Anrufbeantworter auch in der Pause täglich ab und rufen alle anderen ab dem [Datum] gern zurück. Frohe Weihnachten!

• KopierenWebsite

  Unsere Zeiten über die Feiertage: Do, 24.12. von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Fr, 25. und Sa, 26.12. geschlossen. Mo, 28. bis Mi, 30.12. [Zeiten]. Do, 31.12. und Fr, 1.1. geschlossen. Reisegutscheine gibt es bis [Datum] im Büro. Für Kunden auf Reisen gilt die Notfallnummer in der Reisebestätigung.

Kurz gesagt

Ein Weihnachtsgruß aus dem Reisebüro dankt für das Vertrauen und nennt die Reise, die ihr zusammen geplant habt: die Hochzeitsreise, die Kreuzfahrt, den ersten Familienurlaub mit Baby. Das kann nur dein Büro schreiben, und deshalb bleibt genau diese Karte am Kühlschrank hängen.

Anders als in den meisten Branchen sind einige deiner Kunden an Weihnachten gar nicht zu Hause. Wer über die Feiertage verreist, braucht einen Gruß vor der Abreise und einen klaren Satz, wen er im Notfall anruft. Das gehört auch auf Aushang, Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotiz.

Gleich nach dem Fest beginnt die Zeit, in der viele den Sommer buchen. Der Januar gilt in der Branche traditionell als stärkster Buchungsmonat, auch wenn viele inzwischen schon im Herbst buchen. Ein warmer Gruß im Dezember öffnet die Tür für das Gespräch im Januar, ganz ohne Angebot auf der Karte.

Wer welchen Gruß bekommt

Ein Reisebüro hat sehr verschiedene Kunden: Familien, die jedes Jahr im Sommer kommen, Paare mit der Reise ihres Lebens, Firmen mit Dienstreisen. Jeder bekommt den Gruß, der zu seiner Reise passt.

Realistisch schaffst du 50 bis 150 Karten mit Namen, je nachdem, wie viele Beraterinnen mitschreiben. Teil die Liste nach Beraterin auf: Wer die Reise geplant hat, kennt die Geschichte dazu und schreibt die Zeile von Hand. Für alle übrigen reichen Beitrag, Schaufenster und ein herzliches Wort, wenn sie ihre Unterlagen abholen.

Der Satz, den nur dein Reisebüro schreiben kann

In deinen Buchungen steckt das Jahr deiner Kunden: wohin, mit wem und zu welchem Anlass. Ein Detail davon, freundlich und nur auf der persönlichen Karte, reicht.

• Das Reiseziel mit einem Erlebnis: „Wir hoffen, die Delfine in der Bucht haben sich gezeigt.“
• Der Anlass der Reise: die Flitterwochen, der 60. Geburtstag auf Mallorca, die Silberhochzeit auf dem Schiff.
• Die erste Reise: „Ihr erster Urlaub zu dritt, mit Kinderbett im Zimmer und Babybrei im Koffer.“
• Die Treue in Reisen: „Das war Ihre zwölfte Reise mit uns. Danke!“
• Die gemeisterte Panne: „Die Nacht am Flughafen in Palma vergessen wir beide so schnell nicht.“
• Was sie nach der Reise erzählt haben: das Hotel, das sie wieder buchen wollen, das Restaurant am Hafen.
• Die Reise, die noch kommt: „Bis zur Safari im Mai sind es nur noch fünf Monate.“

Wenn deine Kunden an Weihnachten unterwegs sind

Wer Weihnachten auf dem Schiff, im Skigebiet oder in der Karibik verbringt, braucht vom Reisebüro vor allem Sicherheit. Bei einer Pauschalreise steht in der Reisebestätigung eine Kontaktstelle des Veranstalters, an die sich Kunden vor Ort wenden können, wenn sie Hilfe brauchen oder etwas nicht stimmt. Diese Nummer gehört in jeden Gruß kurz vor der Abreise.

• Schick zwei, drei Tage vor dem Abflug eine kurze Nachricht mit Weihnachtsgruß und dem Hinweis, wo die Notfallnummer steht. Das kostet dich eine Minute und spart deinen Kunden im Ernstfall eine Stunde Suche.
• Schreib in Aushang, Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotiz, an wen sich Reisende während deiner Pause wenden. Ein „Wir sind ab 4. Januar wieder da“ hilft niemandem, der am 27. Dezember ohne Koffer am Flughafen steht.
• Lies deine E-Mails auch in der Pause, zumindest einmal am Tag. In Deutschland gilt ein Reisebüro als vom Veranstalter bevollmächtigt, Beschwerden über Mängel entgegenzunehmen, und muss sie sofort weitergeben. Eine Mail, die bis Januar liegen bleibt, kann deinen Kunden schaden.
• In Österreich können sich Reisende nach derselben EU-Regel über das Reisebüro an den Veranstalter wenden. In der Schweiz gelten eigene Regeln, dein Verband sagt dir, worauf du achten musst.

Nach dem Fest beginnt die Buchungszeit

Im Januar stehen die Urlaubstage fürs neue Jahr fest, und viele Familien setzen sich hin und planen den Sommer. Dein Weihnachtsgruß ist der freundliche Vorlauf dafür. Das Angebot gehört aber nicht auf die Karte, sondern in einen eigenen Beitrag Anfang Januar.

• Die Karte dankt, der Neujahrsbeitrag lädt ein: „Die Urlaubstage stehen fest? Komm vorbei, wir haben Kaffee und Zeit.“
• Wer zwischen den Jahren schon anruft, bekommt einen festen Beratungstermin in der ersten Januarwoche, statt auf „ab dem 4. sind wir wieder da“ vertröstet zu werden.
• Reisegutscheine sind ein beliebtes Weihnachtsgeschenk. Sag rechtzeitig, bis wann man sie bei dir kaufen kann, und pack sie hübsch ein. Wie lange ein Gutschein gilt, steht im Ratgeber zur Gültigkeit.
• Wer einen Gutschein geschenkt bekommen hat, ist im Januar dein dankbarster Gast. Ein Satz im Neujahrsbeitrag hilft: „Gutschein unterm Baum gefunden? Wir planen gern mit dir.“

Wie lange ein Gutschein gilt, in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Dein Plan von November bis Januar

1. 1

   Anfang November: Liste aus dem Buchungssystem

   Zieh dir eine Liste aller Kunden mit Reisen in diesem Jahr und notiere Ziel und Anlass. Markiere, wer über die Feiertage verreist ist und wer dieses Jahr Ärger auf der Reise hatte.

2. 2

   Mitte November: Pause und Gutscheine festlegen

   Lege Weihnachtspause und Öffnungszeiten fest, und bis wann man Reisegutscheine bei dir kaufen kann. Mach dazu einen ersten Beitrag, damit niemand am 24. mittags vor verschlossener Tür steht.

3. 3

   Ende November bis Mitte Dezember: Karten schreiben

   Jede Beraterin schreibt die Karten für die Reisen, die sie selbst geplant hat. Zwischen zwei Beratungen gehen fünf Karten, in drei Wochen ist der Stapel durch. Bis Mitte Dezember sind alle in der Post.

4. 4

   Anfang Dezember: Aushang, Website, Google-Profil

   Hänge den Aushang mit Zeiten und dem Hinweis auf die Notfallnummer auf, stell ihn auf die Website und trag die Feiertage in dein Google-Profil ein. Fotografier das geschmückte Schaufenster für den Beitrag.

5. 5

   Vor jeder Abreise: der Gruß mit Notfallnummer

   Wer über die Feiertage verreist, bekommt zwei, drei Tage vorher die kurze Nachricht. Am 22. Dezember stellst du Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotiz um.

6. 6

   Erste Januarwoche: Neujahrsbeitrag und Beratungstermine

   Ein Beitrag zum neuen Reisejahr, feste Termine für alle, die zwischen den Jahren angerufen haben, und die Karten für die Rückkehrer. Denk in Bayern, Baden-Württemberg, Sachsen-Anhalt und Österreich an den 6. Januar, einen Mittwoch, und in vielen Schweizer Kantonen an den 2. Januar.

Was du besser lässt

• Frühbucherpreise oder „10 Prozent auf Ihre nächste Reise“ in der Weihnachtskarte. Dann wirkt der Dank wie ein Prospekt. Angebote gehören in einen eigenen Beitrag im Januar.
• Einen öffentlichen Gruß an Kunden, die gerade verreist sind, etwa „Frohe Weihnachten an Familie Berger auf den Malediven!“. Damit weiß jeder, wessen Wohnung über die Feiertage leer steht.
• Eine Pause ohne Notfallhinweis. Wer im Urlaub Probleme hat und nur „Wir sind ab dem 4. Januar wieder da“ hört, ruft dich danach nie wieder an.
• Bei der Reise mit Ärger den Ärger überspielen. Wer zwei Tage auf seinen Koffer gewartet hat, liest „Wir hoffen, Sie hatten eine traumhafte Reise“ als Hohn.
• Eine Rundmail an alle Kunden mit allen Adressen sichtbar im Verteiler. Schick einzeln oder setz alle Empfänger in die Blindkopie.

Was du bei Nachrichten und Fotos beachtest

• WhatsApp und E-Mail nur an Kunden, die dir dort ohnehin schreiben, zum Beispiel wegen ihrer Buchung. Die Nummer aus der Buchung ist keine Erlaubnis für Werbung.
• Urlaubsfotos, die dir Kunden geschickt haben, zeigst du nur, wenn sie zugestimmt haben, am besten für genau diesen Beitrag, und erst, wenn sie wieder zu Hause sind.
• Was du über die Reise weißt, bleibt bei dir: kein Reiseziel, kein Reisedatum und kein Anlass auf einer offenen Postkarte oder in einem öffentlichen Kommentar.
• Fotos vom Team nur mit Einverständnis der Kolleginnen. Prüf vor dem Posten den Bildschirm im Hintergrund, auf dem vielleicht gerade eine Buchung offen ist.

Weihnachtsgrüße per E-Mail und WhatsApp: wem du schreiben darfst

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