Weihnachtsgrüße vom Steuerberater: Texte für deine Mandanten

Deine Mandanten kennen dich oft seit zehn, zwanzig Jahren. Auf der Karte darfst du deshalb etwas sagen, das nur ihr beide wisst. Sie geht an den Mandanten selbst, also bleibt das Geheimnis gewahrt.

• KopierenLangjähriger Betrieb

  Sehr geehrter Herr [Name], seit [Jahr] machen wir die Bücher von [Betrieb], durch gute Jahre und durch schwierige. Dieses Vertrauen ist nicht selbstverständlich, und wir wissen das. Frohe Weihnachten Ihnen, Ihrer Familie und Ihrem ganzen Team. Ihre [Name]

• KopierenGründer im ersten Jahr

  Liebe Frau [Name], Ihr erstes Jahr als Selbstständige ist fast geschafft. Aus der ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung, bei der Sie noch dreimal angerufen haben, ist Routine geworden. Wir freuen uns auf das zweite Jahr mit Ihnen. Schöne Feiertage!

• KopierenPrivatmandanten

  Liebe Familie [Name], danke, dass Sie uns auch in diesem Jahr Ihre Steuererklärung anvertraut haben. Ihre Unterlagen für [Jahr] haben Zeit bis nach den Feiertagen, ab [Datum] sind wir wieder für Sie da. Frohe Weihnachten und ein gesundes neues Jahr!

• KopierenBetriebsübergabe

  Sehr geehrter Herr [Name], in diesem Jahr haben Sie [Betrieb] an [Name der Nachfolgerin] übergeben, und wir durften diesen Schritt begleiten. Wir wünschen Ihnen ruhige Feiertage und einen Ruhestand, in dem Sie keinen einzigen Beleg mehr sortieren müssen.

• KopierenVon der Buchhaltung

  Lieber Herr [Name], ich hatte dieses Jahr jeden Ihrer Belege in der Hand, und auf Sie war Verlass. Danke dafür! Frohe Weihnachten aus der Buchhaltung, Ihre [Vorname Name]

• KopierenBank, Anwalt, Notar

  Sehr geehrte Frau [Name], danke für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr und für jedes Mal, wenn Sie uns weiterempfohlen haben. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Haus frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr. [Name] und das Team der Kanzlei [Name]

Mit Gründern, Handwerkern und den Mandanten vom Stammtisch duzt du dich vielleicht längst. Für sie darf es lockerer sein, und über Belege lacht jeder, der welche hat.

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  Frohe Weihnachten! Der Schuhkarton mit den Belegen hat jetzt Pause, du auch. Im Januar sehen wir uns wieder, gern mit sortierten Kassenzetteln.

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  Wir haben dieses Jahr [Zahl] Belege für dich gebucht und keinen einzigen verloren. Unser Wunsch für dich: Feiertage ohne Fristen, ohne Formulare und ohne Post vom Finanzamt.

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  Erstes Jahr selbstständig, erste Bilanz in Sicht, und du hast noch nicht aufgegeben. Respekt! Frohe Weihnachten und auf ein entspanntes zweites Jahr.

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  Kassenzettel verblassen schneller als gute Vorsätze. Also: fotografieren, hochladen, Plätzchen essen. Frohe Feiertage von [Vorname] und dem ganzen Team!

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  Danke für jede gute Frage in diesem Jahr und für dein Vertrauen. Frohe Weihnachten, und bis zum ersten Kaffee im Januar!

Ein Beitrag auf deinem Profil spricht alle an und nennt niemanden. Zeig dein Team, deine Räume oder den Ordnerberg vor dem Fest, aber keinen Mandanten und kein Dokument, auf dem man etwas lesen kann.

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  Die letzten Abschlüsse sind abgeschickt, der Kaffee ist alle, und der Baum im Flur hat sogar Lametta bekommen. 🎄 Danke an alle, die uns dieses Jahr ihre Zahlen anvertraut haben. Frohe Weihnachten von Ihrem Team der Kanzlei [Name]!

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  Unsere Zeiten über die Feiertage: Do, 24.12. bis Fr, 1.1. geschlossen Ab Mo, 4.1. sind wir wieder für Sie da Belege und Kassenbuch für Dezember bitte bis [Datum] Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch!

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  Ein Tipp für die Feiertage: Kassenzettel aus Thermopapier verblassen, manchmal schon nach Monaten. Fotografieren Sie Belege für die Steuer am besten gleich, dann haben Sie im Januar keine weißen Zettel in der Hand. 📸 Schöne Feiertage!

• Kopieren

  Frohes neues Jahr! Drei Dinge für den Januar: Ihre Belege für Dezember brauchen wir bis [Datum]. Buchungsbelege aus 2018 dürfen in der Regel jetzt weg, fragen Sie uns vorher kurz. Und ab diesem Jahr gilt die Pflicht zur E-Rechnung für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr.

• Kopieren

  Dieses Jahr waren wir [Zahl] Leute, haben [Zahl] Liter Kaffee getrunken und eine neue Kollegin begrüßt: Willkommen, [Vorname]! 👋 Wir wünschen Ihnen ruhige Feiertage und freuen uns auf das neue Jahr mit Ihnen.

Für Mandanten, die dir ohnehin per WhatsApp oder E-Mail schreiben. Verbinde den Gruß mit der einen Bitte, die du vor den Feiertagen wirklich brauchst.

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  Guten Tag Frau [Name], für die Dezember-Löhne brauchen wir Stunden, Sonderzahlungen und Änderungen bis [Datum]. Die Beiträge sind am 28.12. fällig, kurz nach den Feiertagen. Danach wünsche ich Ihnen erholsame Feiertage! [Vorname]

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  Hallo Herr [Name], frohe Weihnachten aus der Kanzlei! 🎄 Eine kleine Bitte: Die Belege für Dezember brauchen wir bis [Datum], dann ist Ihre Voranmeldung pünktlich am 11. Januar beim Finanzamt.

• Kopieren

  Frohe Weihnachten, Frau [Name]! Ihre Unterlagen für die Steuererklärung haben Zeit bis nach den Feiertagen. Ab [Datum] sind wir wieder da und freuen uns auf Ihren Ordner.

• Kopieren

  Hallo [Vorname], danke für ein gutes erstes Jahr zusammen! Ich bin vom [Datum] bis [Datum] weg. Wenn bis dahin noch eine Rechnung oder ein Brief vom Finanzamt kommt: einfach fotografieren und schicken, ich kümmere mich im Januar darum.

Zwischen den Jahren wollen Mandanten zwei Dinge wissen: wann ihr zu habt und bis wann ihre Unterlagen da sein müssen. Schreib beides auf die Tür, auf die Website, in die Abwesenheitsnotiz und auf den Anrufbeantworter.

• KopierenAushang an der Tür

  Liebe Mandantinnen und Mandanten, unsere Kanzlei ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Belege, Kassenbuch und Kontoauszüge für Dezember werfen Sie bitte bis [Datum] in unseren Briefkasten oder laden sie hoch. Ab [Datum] sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie da. Frohe Weihnachten!

• KopierenAbwesenheitsnotiz

  Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unsere Kanzlei ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Ihre Unterlagen bearbeiten wir ab [Datum] in der Reihenfolge der Fristen. Bei einer Frist, die in diese Tage fällt, erreichen Sie [Name] unter [Nummer oder E-Mail]. Frohe Feiertage!

• KopierenAnrufbeantworter

  Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Wir sind vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro. Belege für Dezember bitte bis [Datum] einreichen. In dringenden Fristsachen hinterlassen Sie Namen und Nummer, wir rufen zurück. Wir wünschen Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Start ins neue Jahr.

• KopierenRundschreiben an Lohnmandanten

  Liebe Mandantinnen und Mandanten, die Beiträge zur Sozialversicherung für Dezember sind am [Datum] fällig, mitten zwischen den Feiertagen. Bitte schicken Sie uns Stunden, Weihnachtsgeld, Ein- und Austritte bis spätestens [Datum]. Was danach kommt, rechnen wir im Januar nach. Danke und schöne Feiertage!

Ein guter Weihnachtsgruß aus der Kanzlei dankt für das Vertrauen, nennt etwas aus eurem gemeinsamen Jahr und sagt, wann ihr geschlossen habt und bis wann die Unterlagen da sein müssen. Die Karte geht persönlich an den Mandanten, der Beitrag auf Instagram, Facebook und dem Google-Profil grüßt alle und nennt niemanden.

Der Dezember 2026 hat einen Haken für alle mit Lohnmandanten: Die Beiträge zur Sozialversicherung für Dezember sind am 28.12. fällig, der Beitragsnachweis muss bis zum 22.12. raus. Wer Weihnachtsgeld und Stunden erst am 18. bekommt, sitzt das ganze Wochenende vor Weihnachten an den Abrechnungen. Deshalb gehört die Bitte um frühe Lohndaten in den Rundschreiben im November, nicht in den Weihnachtsgruß.

Im Januar ist der 10. ein Sonntag. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer für Dezember sind darum am Montag, 11. Januar 2027 fällig, die Voranmeldung mit Dauerfristverlängerung am 10. Februar. Diese Daten gehören auf den Aushang, damit die Belege nicht erst am 9. Januar im Briefkasten liegen.

Eine Kanzlei mit 250 Mandanten schreibt keine 250 handgeschriebenen Karten. Sie muss es auch nicht, denn ihre Mandanten erwarten ganz verschiedene Dinge.

Realistisch sind 30 bis 50 Karten mit einer Zeile von Hand, für die Betriebe, die am längsten bei dir sind, und die, die dir Mandanten schicken. Lass dabei die Kollegin mitunterschreiben, die die Buchhaltung macht. Viele Mandanten sprechen öfter mit ihr als mit dir und freuen sich über ihren Namen mehr als über das Logo.

Du kennst die Zahlen deiner Mandanten besser als ihre eigene Familie, und genau daraus wird der persönliche Satz. Er steht nur auf der Karte an den Mandanten selbst, niemals öffentlich.

• „Seit 1998 machen wir Ihre Bücher, damals noch in D-Mark.“ Die Jahreszahl des ersten Abschlusses sagt mehr als jeder Spruch.
• „Die Betriebsprüfung im Frühjahr haben wir gemeinsam gut überstanden.“ Wer zusammen vor dem Prüfer saß, vergisst das nicht.
• „Ihr erster Abschluss als GmbH ist geschafft.“ Für den Gründer ist das ein Meilenstein, für dich ein Satz.
• „Danke, dass Ihre Belege dieses Jahr jeden Monat pünktlich kamen.“ Selten und deshalb ein echtes Kompliment.
• „Kein Schuhkarton mehr: Der Umstieg auf digitale Belege hat geklappt.“ Ihr habt beide etwas dafür getan.
• „Wir freuen uns, dass Ihre Tochter den Betrieb weiterführt.“ Bei einer Übergabe grüßt du beide Generationen.
• „Ihre erste Erklärung als Rentnerin ist durch.“ Für Privatmandanten ist der neue Lebensabschnitt das Thema des Jahres.

Diese Tage bestimmen, bis wann deine Mandanten liefern müssen. Rechne von ihnen ein paar Arbeitstage für die Buchhaltung zurück, dann hast du das Datum für den Aushang.

In Österreich ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Dezember erst am 15. Februar 2027 fällig, der Januar ist dort entspannter. Dafür sind der 8. Dezember und der 6. Januar Feiertage, das gehört auf den Aushang. Am 6. Januar haben auch Kanzleien in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt geschlossen. In der Schweiz gelten die Fristen deines Kantons.

Seit 2025 müssen Buchungsbelege nur noch acht Jahre aufbewahrt werden, nicht mehr zehn. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Belege aus 2018 dürfen deshalb in der Regel ab dem 1. Januar 2027 weg, solange kein Bescheid mehr offen ist und keine Prüfung läuft. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre.

Für deine Mandanten ist das eine gute Nachricht und für dich der beste Neujahrsbeitrag: nützlich, sachlich und mit einem Augenzwinkern. Schreib dazu, dass sie vor dem Schreddern kurz fragen sollen. Das bringt dir die Anrufe, die du haben willst.

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   Anfang November: die Liste für die Karten

   Zieh dir die Mandanten aus deiner Kanzleisoftware und markiere, wer eine Zeile von Hand bekommt. Frag die Kolleginnen aus Buchhaltung und Lohn, wem sie persönlich schreiben möchten. Sie wissen, wer dieses Jahr eine Geburt, eine Übergabe oder einen Umzug hatte.

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   Mitte November: Rundschreiben an Lohnmandanten

   Bevor die Weihnachtsfeiern beginnen, geht die Bitte um Stunden, Weihnachtsgeld und Änderungen für Dezember raus, mit einem festen Datum. Je früher die Mandanten das wissen, desto weniger rechnest du am 23. Dezember.

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   Erste Dezemberwoche: Karten schreiben und abschicken

   Schreib die Karten in einer ruhigen Stunde und lass sie von der zuständigen Kollegin mitunterschreiben. Wenn eine Druckerei die Karten verschickt, gib ihr die Adressliste nur mit einer Vereinbarung zur Verschwiegenheit.

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   Mitte Dezember: Aushang, Website, Abwesenheitsnotiz

   Häng den Aushang mit Schließzeit und Belegdatum an die Tür, stell ihn auf die Website, sprich den Anrufbeantworter neu und trag die Feiertage als besondere Öffnungszeiten in dein Google-Profil ein.

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   21. bis 23. Dezember: der Beitrag

   Ein Foto vom Team im Flur oder vom Baum im Besprechungsraum, dazu zwei Sätze Dank. Achte darauf, dass im Hintergrund kein Ordnerrücken und kein Bildschirm zu lesen ist.

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   Erste Januarwoche: Neujahrsgruß mit Erinnerung

   Ein Beitrag und eine kurze Nachricht mit den Terminen für Dezember, dazu der Hinweis auf die Belege aus 2018. Wer vor Weihnachten keine Zeit hatte, schickt jetzt seine Karten als Neujahrsgruß.

• Einem Mandanten öffentlich danken oder ihn markieren, etwa „Danke an die Bäckerei Hansen für 20 Jahre Zusammenarbeit“. Schon dass jemand dein Mandant ist, fällt unter die Verschwiegenheit, auch wenn er sich darüber freuen würde.
• Eine Rundmail an alle Mandanten mit allen Adressen sichtbar im Verteiler. Damit erfährt jeder, wer noch bei dir ist. Schick einzeln oder setz alle Empfänger in die Blindkopie.
• Steuertipps, Honorarhinweise oder Werbung für neue Leistungen in der Weihnachtskarte. Die Karte ist ein Dank, die Fristen gehören in Rundschreiben und Aushang.
• Eine offene Postkarte mit „Ihre Unterlagen für 2025 fehlen noch“. Die Briefträgerin und die Nachbarn lesen mit.
• Witze über Schwarzgeld, Bargeld im Umschlag oder das Finanzamt, das man austrickst. Im Steuerbüro kommt das falsch an, egal wie es gemeint war.
• Ein Foto von der Weihnachtsfeier mit Mandanten oder eine Logowand „Unsere Mandanten“ als Weihnachtsbeitrag, ohne schriftliches Einverständnis jedes Einzelnen.

• Verschwiegenheit gilt auch zu Weihnachten: kein Name, kein Logo, kein Foto und kein erkennbarer Fall eines Mandanten in Beiträgen, Antworten auf Kommentare oder Bewertungen, außer er hat schriftlich zugestimmt. In Österreich gilt für Steuerberater:innen dieselbe Pflicht.
• In der Schweiz haben Treuhandbüros kein gesetzliches Berufsgeheimnis wie Anwälte. Die Diskretion folgt aus dem Auftrag und den Standesregeln des Verbands, und deine Kunden erwarten sie genauso. Handle also wie deine Kolleginnen in Deutschland.
• Wer die Karten für dich druckt und verschickt, bekommt deine Mandantenliste. Das geht nur, wenn sich der Dienstleister vorher schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet hat. Frag danach, bevor du die Liste hochlädst.
• Fotos vom Team nur mit Einverständnis der Kolleginnen, am besten schriftlich. Prüf vor dem Posten den Hintergrund: Ordnerrücken, Post auf dem Tisch und offene Bildschirme verraten mehr, als man denkt.

Weihnachtsgrüße per E-Mail und WhatsApp: wem du schreiben darfst

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