Kundengeschenke für Hausverwaltungen: wer was bekommt und wann

Kurz gesagt

Dein Kunde ist selten ein Einzelner. In einer Eigentümergemeinschaft mit 24 Wohnungen entscheiden 24 Eigentümer per Beschluss, ob du Verwalter bleibst, und sie können dich jederzeit abberufen. Deshalb bekommen alle Eigentümer dasselbe. Persönliche Präsente gehen nur an den Beirat, und zwar nach der Versammlung, nicht davor.

Für alle Eigentümer und Mieter reicht ein Hauskalender mit den Terminen des neuen Jahres und den Notdienstnummern für die Feiertage, ein bis drei Euro pro Wohnung. Der Beirat bekommt für seine Abende über den Belegen etwas Gutes für 20 bis 40 Euro, alle Mitglieder dasselbe. Hausmeister und Winterdienst bekommen etwas, das morgens um sechs hilft.

Zwei Dinge gelten immer. Geschenke zahlst du aus deiner eigenen Kasse, nie vom Konto der Gemeinschaft und nie über die Abrechnung. Und was dir eine Firma für Aufträge der Gemeinschaft zusteckt, ob Provision, Gutschein oder Rabatt fürs eigene Haus, steht im Zweifel der Gemeinschaft zu und kann dich das Mandat kosten.

Ideen aus deiner Verwaltung, mit Preisen

Am besten kommt an, was den Alltag im Haus leichter macht und zeigt, dass du die Anlage kennst. Die Preise sind grobe Stückpreise ohne Mehrwertsteuer und hängen von Anbieter und Menge ab.

• Der Hauskalender für jede Anlage, 1 bis 3 Euro pro Wohnung: oben ein Foto des eigenen Hauses im Sommer, darunter die Termine des Jahres, also Versammlung, Ablesung der Heizkosten, Wartung der Heizung, Treppenhausreinigung und die Abfuhrtage. Er hängt das ganze Jahr am Kühlschrank, und die Frage „Wann kommt eigentlich der Ableser?“ landet seltener bei dir.
• Ein Magnet mit den Notdienstnummern für die Feiertage, 30 Cent bis 1 Euro: Heizung, Sanitär, Schlüsseldienst und deine Notfallnummer. Wenn am zweiten Weihnachtstag die Heizung ausfällt, ruft man den richtigen Notdienst an und nicht den Schwager mit dem Werkzeugkoffer.
• Für den Verwaltungsbeirat nach der Versammlung: ein Korb aus der Region oder ein gutes Essen für zu Hause, 20 bis 40 Euro, für alle Mitglieder gleich. Die meisten machen das ehrenamtlich und sitzen jedes Jahr Abende über deinen Ordnern.
• Bei der Prüfung der Belege im Büro: Kaffee und Kuchen vom Bäcker für den Beirat, 10 bis 20 Euro für alle zusammen. Das ist kein Geschenk, sondern ein freundlicher Nachmittag, und er macht die Prüfung kürzer.
• Für Hausmeister und Winterdienst: ein Thermobecher, der bis zur letzten Treppe warm hält, oder gute Arbeitshandschuhe, 10 bis 20 Euro. Ihre Arbeit sieht jeder Eigentümer, Dank dafür bekommen sie selten.
• Für die Reinigungskraft im Treppenhaus: Pralinen mit einer Karte, die die Anlage nennt, 8 bis 12 Euro.
• Für Vermieter in der Mietverwaltung: eine Spezialität aus der Region zu Weihnachten, 25 bis 45 Euro. Sie sind dein Auftraggeber, die Mieter nicht.
• Für neue Eigentümer in einer Anlage: ein Willkommensbrief mit den Namen des Beirats, dem Termin der nächsten Versammlung und dem Konto fürs Hausgeld, ein paar Cent. Damit beginnt die Zusammenarbeit ohne Rückfragen.

Wen du beschenkst und mit wie viel

Eine kleine Hausverwaltung betreut schnell ein Dutzend Eigentümergemeinschaften mit 300 Wohnungen und dazu einige Häuser in der Mietverwaltung. Allen etwas Persönliches zu schenken, ist weder nötig noch klug. So teilst du auf:

Ein Beispiel für eine Verwaltung mit 10 Eigentümergemeinschaften mit zusammen 240 Wohnungen und 15 Mietshäusern mit 60 Wohnungen, also 300 Wohnungen: Jede Wohnung bekommt einen Hauskalender für 2 Euro und einen Notdienstmagneten für 50 Cent, zusammen 750 Euro. 30 Beiratsmitglieder, drei pro Gemeinschaft, bekommen einen Korb für je 30 Euro, das sind 900 Euro. Die 15 Vermieter bekommen je eine Spezialität für 35 Euro, das sind 525 Euro. 10 Hausmeister und Reinigungskräfte zu je 15 Euro sind 150 Euro. Zusammen 2.325 Euro, knapp 8 Euro pro Wohnung im Jahr. Der größte Posten ist der Beirat: 30 Leute, die meist ehrenamtlich deine Abrechnungen prüfen.

Der Beirat: danken, ohne dass es nach Stimmenkauf aussieht

Der Beirat unterstützt dich und kontrolliert dich zugleich. Er prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, bevor die Eigentümer darüber abstimmen, und seine Meinung zählt, wenn es um deine Wiederbestellung oder deine Vergütung geht. Wiederbestellt wirst du für höchstens fünf Jahre, und der Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf fallen. Ein Geschenk an ihn muss deshalb so aussehen, wie es gemeint ist: als Dank für Arbeit, die schon getan ist.

• Schenk nach der Versammlung, nicht zwischen Einladung und Abstimmung. Die Einladung geht mindestens drei Wochen vorher raus, in genau diesen Wochen bekommt der Beirat nichts.
• Alle Mitglieder bekommen dasselbe. Wer dem kritischsten Mitglied einen kleineren Korb gibt, liefert ihm das beste Argument für die nächste Versammlung.
• Bleib so klein, dass jeder Eigentümer davon wissen dürfte. Ein Korb für 30 Euro erklärt sich von selbst, ein Wochenende im Hotel nicht.
• Will die Gemeinschaft ihrem Beirat selbst danken, etwa mit einer Pauschale für seinen Aufwand, beschließen das die Eigentümer in der Versammlung. Dann zahlt die Gemeinschaft. Du entscheidest das nicht und buchst es nicht auf eigene Faust.

Was du von Handwerkern annimmst

Im Dezember bringen Handwerker und Dienstleister Kalender, Pralinen und Frühstück vorbei, weil du ihnen Aufträge gibst. Das Frühstück fürs Büro darfst du gern annehmen. Heikel wird alles, was mit einzelnen Aufträgen zusammenhängt oder dir persönlich zugutekommt.

• Eine Provision oder Rückvergütung für einen Auftrag der Gemeinschaft gehört im Zweifel der Gemeinschaft. Was du bei der Arbeit für sie ohne ihre Zustimmung bekommst, musst du herausgeben.
• Der Rabatt fürs eigene Bad, solange der Betrieb die Sanierung der Fassade bekommt, ist dasselbe in anderer Verpackung. Fliegt so etwas auf, bist du die Anlage schnell los: Die Eigentümer können dich jederzeit abberufen, und andere Gemeinschaften hören davon.
• Gib deinem Team eine einfache Regel: Was alle im Büro teilen können, ist in Ordnung. Was einer allein bekommt oder an einem Auftrag hängt, geht freundlich zurück.
• Erzähl dem Beirat offen, von wem das Büro im Dezember etwas bekommen hat. Was du offen sagst, kann dir später niemand vorwerfen.

Was auf die Karte kommt

Auf die Karte gehört, was nur diese Anlage hatte: der Rohrbruch im März, der neue Aufzug, die Abrechnung, die zum ersten Mal ohne Einspruch durchging. Schreib an den Beirat von Hand, an alle Eigentümer reicht ein gedruckter Gruß mit deiner Unterschrift.

• An den Beirat: „Liebe Frau Krüger, lieber Herr Okafor, lieber Herr Lange, drei Abende über den Belegen, damit die Abrechnung für die Lindenallee stimmt. Danke dafür, vom ganzen Büro!“
• Auf den Hauskalender für alle Eigentümer: „Alle Termine fürs neue Jahr auf einen Blick, vom Ableser bis zur Versammlung. Frohe Weihnachten und ein gutes Jahr in der Gartenstraße 12 wünscht Ihre Hausverwaltung Seidel“
• An den Hausmeister: „Lieber Herr Wolff, Sie haben den Winter über jeden Morgen geräumt, bevor der Erste zur Arbeit musste. Danke! Der Becher hält Ihren Kaffee bis zur letzten Treppe warm.“
• An eine Vermieterin: „Sehr geehrte Frau Albrecht, alle sechs Wohnungen vermietet und das Dach endlich dicht. Danke für Ihr Vertrauen und frohe Weihnachten!“
• An einen Handwerker: „Danke, dass Sie am zweiten Weihnachtstag in einer Stunde da waren. Ihre Nummer steht auch dieses Jahr ganz oben auf unserer Notdienstliste.“
• Im Weihnachtsschreiben an Mieter: „Unser Büro ist vom 24. Dezember bis zum 1. Januar geschlossen. Bei Wasserschaden oder Heizungsausfall erreichen Sie den Notdienst unter der Nummer auf dem Magneten.“

Dein Fahrplan, von der Versammlung bis Weihnachten

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   Nach jeder Eigentümerversammlung

   Bedank dich beim Beirat für die Prüfung der Abrechnung, mit Karte und Korb. Der Dank gilt dieser Arbeit und kommt jedes Jahr gleich, ob deine Wiederbestellung auf der Tagesordnung stand oder nicht.

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   Im September: Termine fürs neue Jahr sammeln

   Frag Ablesefirma, Wartungsfirmen und Reinigung nach ihren Terminen und leg die Versammlungen fest. Daraus wird der Hauskalender für jede Anlage. Such dir für jedes Haus ein schönes Sommerfoto aus, ohne Klingelschilder und ohne Menschen.

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   Anfang November: Liste und Bestellung

   Zieh dir aus deinem Programm Beiräte, Vermieter, Hausmeister und Dienstleister. Bestell Kalender, Magnete und Körbe bis Mitte November, sonst wird es mit dem Druck knapp.

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   Ende November: verteilen

   Kalender und Magnet kommen mit dem Weihnachtsschreiben in die Briefkästen, den Hausmeistern bringst du ihr Geschenk bei der nächsten Begehung selbst vorbei. Im Dezember bleibt dir dafür wenig Zeit: Bei Häusern in der Mietverwaltung müssen die Nebenkostenabrechnungen fürs Vorjahr bis zum 31. Dezember bei den Mietern sein, und die Wirtschaftspläne fürs neue Jahr warten auch.

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   Im Januar: eigenes Konto prüfen

   Trag jedes Geschenk über 10 Euro mit Name, Datum und Betrag in deine Liste ein. Schau nach, dass kein Beleg dafür auf einem Konto einer Gemeinschaft gelandet ist, auch nicht aus Versehen über die Sammelrechnung des Bäckers.

Was du besser lässt

• Geschenke vom Konto der Gemeinschaft oder als Verwaltungskosten in der Abrechnung. Das Geld gehört der Gemeinschaft, und der Beirat findet so einen Beleg bei der nächsten Prüfung.
• Ein Präsent an den Beirat zwischen Einladung und Versammlung, besonders wenn deine Wiederbestellung oder eine höhere Vergütung auf der Tagesordnung steht.
• Verschieden große Geschenke für die Mitglieder des Beirats. Eigentümer reden miteinander, und im Beirat erst recht.
• Provisionen, Gutscheine oder Rabatte von Firmen, denen du Aufträge der Gemeinschaft gibst. Das gehört im Zweifel der Gemeinschaft, in der Mietverwaltung dem Vermieter, und kostet dich das Vertrauen.
• Eine Flasche Wein in jeden Briefkasten. Bei 300 Wohnungen wird das teuer, und nicht jeder trinkt.
• Fotos von Anlagen mit Hausnummer oder Klingelschildern auf Instagram. Die Bewohner wollen nicht, dass jeder sieht, wer wo wohnt.

Steuer in Kürze

• Bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr kannst du ein Geschenk absetzen, ohne Mehrwertsteuer gerechnet, wenn du Vorsteuer abziehst. Alle Geschenke an dieselbe Person im Jahr werden zusammengezählt. Liegt die Summe darüber, ist nichts davon absetzbar.
• Für jedes Geschenk über 10 Euro notierst du Name, Datum, Geschenk und Betrag, etwa „Frau Krüger, Beirat Lindenallee, Korb, 30 Euro“. Die Hauskalender und Magnete für alle brauchen keine Namensliste.
• Für private Eigentümer und Beiräte in einer Gemeinschaft ist dein Geschenk in der Regel keine Einnahme. Für Firmen und ihre Leute, etwa den Hausmeister eines Hausmeisterdienstes, kann es eine sein. Die Steuer dafür kannst du pauschal übernehmen, 30 Prozent vom Preis mit Mehrwertsteuer, und sagst es den Beschenkten. Der Bundesfinanzhof rechnet diese Steuer zum Geschenk dazu, bleib also mit beidem zusammen unter 50 Euro.
• Ob dein Geschenk für private Vermieter in der Mietverwaltung eine Einnahme ist, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor du die Steuer pauschal übernimmst.
• Ist der Hausmeister bei dir selbst angestellt, ist sein Geschenk ein Geschenk an einen Mitarbeiter, und dafür gelten andere Regeln.

In Österreich sind Geschenke an Kunden meist nicht absetzbar, kleine Werbegeschenke mit Logo und Warenproben eher. In der Schweiz gibt es keine feste Grenze, dort fragst du deine Treuhand.

Alle Regeln zu Kundengeschenken, auch für Österreich und die Schweiz

Häufige Fragen

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