Kundengeschenke für Anwaltskanzleien: was du wem schenken kannst

Kurz gesagt

In einer Kanzlei ist schon die Tatsache, dass jemand Mandant ist, ein Geheimnis. Deshalb übergibst du Geschenke für Privatmandanten in der Kanzlei, am besten beim Abschlussgespräch. Auf der Karte steht ein Dank für das Vertrauen, nie die Sache.

Unternehmen, die du laufend berätst, bekommen zu Weihnachten etwas Gutes für 25 bis 35 Euro. Die Assistenz dort, mit der du das ganze Jahr Termine und Fristen abstimmst, bekommt Pralinen mit einer Karte an sie persönlich. Privatmandanten bekommen am Ende ihrer Sache eine Kleinigkeit mit einer handgeschriebenen Karte. Weihnachtspost bekommt nur, wer sie haben will.

Kollegen und Steuerberater, die dir Mandate schicken, bekommen eine Karte und keinen Korb. In Deutschland darfst du für die Vermittlung von Mandaten nichts geben und nichts nehmen, in der Schweiz verbieten es die Standesregeln des Anwaltsverbands seinen Mitgliedern. Und das Gericht bekommt gar nichts, auch keine Plätzchen für die Geschäftsstelle.

Ideen aus der Kanzlei, mit Preisen

Am besten kommt an, was nach deiner Arbeit noch nützt und niemandem verrät, worum es ging. Die Preise sind grobe Stückpreise ohne Mehrwertsteuer und hängen von Anbieter und Menge ab.

• Die Notfallkarte fürs Portemonnaie, ein paar Cent bis 50 Cent: deine Handynummer und die drei ersten Schritte, je nach Schwerpunkt bei einem Unfall, einer Abmahnung, einer Kündigung oder einer Durchsuchung. Sie liegt offen am Empfang, jeder nimmt sich eine, und sie verrät nichts über den, der sie einsteckt.
• Für Verkehrsrecht: ein Umschlag fürs Handschuhfach mit dem Europäischen Unfallbericht, einem Kugelschreiber und deiner Karte, 1 bis 3 Euro. Wer nach einem Unfall am Straßenrand steht, ruft dann die Nummer an, die schon im Auto liegt.
• Für Erbrecht und Vorsorge: eine Vorsorgemappe mit Registern für Testament, Vollmachten, Patientenverfügung, Konten und Versicherungen, 10 bis 20 Euro. Auf die erste Seite schreibst du, wo die Originale liegen.
• Zum Abschluss einer privaten Sache: gute Schokolade, Tee oder ein Blumenstrauß, 10 bis 20 Euro, ohne Logo, in einer schlichten Tüte übergeben. Nach einer Scheidung oder einem Kündigungsschutzprozess passt etwas für den Neuanfang, etwa eine Pflanze für die neue Wohnung.
• Für Unternehmen mit laufendem Mandat: eine Spezialität aus der Region oder ein Frühstück für die Personalabteilung, mit der du über Kündigungen und Verträge sprichst, 25 bis 35 Euro. Bring es Anfang Dezember selbst vorbei, die Viertelstunde lohnt sich.
• Für die Assistenz der Geschäftsführung oder die Kollegin in der Rechtsabteilung: Pralinen mit einer Karte an sie persönlich, 10 bis 15 Euro. Sie sorgt dafür, dass Unterschriften rechtzeitig zurückkommen, und bekommt dafür sonst selten einen Dank.

Wen du beschenkst und mit wie viel

Eine Kanzlei mit drei Anwälten hat im Jahr schnell 200 bis 400 Mandate: ein paar Dutzend Unternehmen mit laufender Beratung, dazu viele Privatleute mit einer einzelnen Sache, von der Kündigung bis zum Erbstreit. So teilst du auf:

Ein Beispiel für eine Kanzlei mit drei Anwälten: 25 Unternehmen bekommen eine Spezialität für je 35 Euro, das sind 875 Euro. 20 Assistenzen bekommen Pralinen für je 12 Euro, zusammen 240 Euro. 80 Privatmandanten bekommen am Ende ihrer Sache etwas für je 10 Euro, übers Jahr 800 Euro. 400 Notfallkarten zu je 30 Cent kosten 120 Euro. Zusammen gut 2.000 Euro. Übernimmst du die Steuer für die Geschenke an Unternehmen und ihre Leute pauschal, rechnest du 30 Prozent vom Preis mit Mehrwertsteuer, also von gut 1.325 Euro. Das sind knapp 400 Euro plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Deshalb liegt das Unternehmensgeschenk hier bei 35 Euro und nicht bei 45: Mit der übernommenen Steuer bleibt es so sicher unter 50 Euro.

Diskret schenken: was ein Geschenk verraten kann

Deine Verschwiegenheit gilt für alles, was du bei der Arbeit erfährst, und damit auch dafür, wer dein Mandant ist. Ein Geschenk kann das schneller verraten als jede Akte. Das Paket mit Kanzleilogo landet beim Ehemann, gegen den die Mandantin gerade die Scheidung betreibt. Der Weihnachtsgruß an den Arbeitnehmer, der gegen seinen Chef klagt, liegt in der Poststelle seiner Firma. Die Karte zum gewonnenen Strafverfahren liest die Nachbarin, die das Paket angenommen hat.

• Übergib Geschenke an Privatmandanten in der Kanzlei, beim Abschlussgespräch oder wenn sie ihre Unterlagen abholen. Dann entscheiden sie selbst, wer davon erfährt.
• Frag am Ende der Sache, ob jemand künftig Post von dir möchte und an welche Adresse. Notier die Antwort in der Akte. Ohne Ja bleibt der Name von der Weihnachtsliste.
• Verpack schlicht, ohne Logo und ohne Absender auf der Tüte. Der Name der Kanzlei steht innen auf der Karte.
• Schreib nichts zur Sache auf die Karte, also kein „Glückwunsch zum Urteil“ und keine „gelungene Trennung“. Ein Dank für das Vertrauen reicht und passt immer.
• Wer bei dir Geschenke packt und Karten adressiert, ist ohnehin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sag deinem Team trotzdem, dass die Weihnachtsliste genauso vertraulich ist wie eine Akte.

Was dein Berufsrecht zu Geschenken sagt

In Deutschland darfst du für die Vermittlung von Mandaten weder einen Teil deiner Gebühren noch sonstige Vorteile geben oder nehmen, egal ob gegenüber Kollegen oder irgendwem sonst. Das betrifft den Steuerberater, der dir die Gesellschafterstreitigkeit schickt, genauso wie den Kfz-Gutachter, der seine Unfallkunden zu dir schickt. Eine Karte mit Dank ist in Ordnung. Ein Korb, der umso größer ausfällt, je mehr Mandate jemand gebracht hat, ist genau das, was verboten ist. Wenn du Kontakte einlädst, etwa zum Neujahrsempfang der Kanzlei, dann alle gleich.

Auch Werbung ist dir nur erlaubt, wenn sie sachlich informiert und nicht auf ein einzelnes Mandat zielt. Ein teures Präsent an ein Unternehmen, das du gerade als Mandanten gewinnen willst, kann genau so wirken. Warte damit, bis es Mandant ist.

Richtern, Rechtspflegern, der Geschäftsstelle und der Staatsanwaltschaft schenkst du nichts. Einem Amtsträger einen Vorteil für seine Arbeit anzubieten, kann strafbar sein, auch wenn es nur als nette Geste gemeint war.

Umgekehrt nimmst du die Pralinen einer dankbaren Mandantin gern an. Führst du auch Betreuungen, gilt dort eine strenge Regel: Von Betreuten darfst du nur kleine Aufmerksamkeiten annehmen, kein Geld und auch kein Erbe.

In Österreich ist die Regel lockerer: Das frühere strikte Verbot von Provisionen wurde in die Berufsrichtlinien, die seit 2016 gelten, bewusst nicht übernommen. Unabhängig musst du trotzdem bleiben. In der Schweiz gelten die Standesregeln des Schweizerischen Anwaltsverbands für seine Mitglieder: Du zahlst niemandem etwas dafür, dass er dir ein Mandat vermittelt. Und wenn du selbst jemandem ein Mandat weitergibst, lässt du dich dafür nicht bezahlen.

Was auf die Karte kommt

Auf eine Karte von dir gehört ein Dank für das Vertrauen und nichts, was jemand anderes über die Sache lernen könnte. Schreib von Hand, unterschreib mit Vor- und Nachnamen und lass die Fachangestellte mitunterschreiben, die das Telefon und die Fristen im Griff hatte.

• An eine Privatmandantin am Ende ihrer Sache: „Liebe Frau Kessler, danke, dass Sie mir in einem schweren Jahr vertraut haben. Für das, was jetzt kommt, wünsche ich Ihnen alles Gute. Ihre Miriam Hartmann“
• An ein Unternehmen zu Weihnachten: „Sehr geehrter Herr Yilmaz, danke für ein Jahr gute Zusammenarbeit, auch an den Freitagnachmittagen, an denen es schnell gehen musste. Frohe Weihnachten an Sie und Ihr ganzes Team!“
• An die Assistenz: „Liebe Frau Petrović, jede Unterschrift kam pünktlich zurück, und das lag an Ihnen. Danke und schöne Feiertage! Ihr Daniel Roth und Sabine Krämer“
• In die Vorsorgemappe: „Hier ist Platz für alles, was Ihre Familie im Ernstfall sucht. Wo die Originale liegen, steht auf der ersten Seite.“
• An einen Kollegen oder Steuerberater: „Lieber Herr Brandt, es ist gut, jemanden zu kennen, bei dem man nicht zweimal anrufen muss. Danke für die Zusammenarbeit und ein gutes neues Jahr!“
• Unter jedes Geschenk an ein Unternehmen, wenn du die Steuer übernimmst: „Die Steuer auf dieses Geschenk hat unsere Kanzlei pauschal übernommen. Sie müssen nichts weiter tun.“

Dein Fahrplan, vom Ende eines Mandats bis Weihnachten

1. 1

   Am Ende jeder Sache

   Beim Abschlussgespräch oder wenn die Unterlagen zurückgehen, gibt es Karte und Kleinigkeit. Frag, ob die Mandantin künftig Post möchte und wohin, und trag das in die Akte ein. So entsteht deine Weihnachtsliste übers Jahr von selbst.

2. 2

   Anfang November: Liste aus der Kanzleisoftware

   Zieh dir die Unternehmen mit laufendem Mandat und ihre Ansprechpartner. Nimm nur Privatleute dazu, die Ja zur Post gesagt haben. Frag deine Fachangestellten, wer in den Firmen am zuverlässigsten war. Sie wissen es am besten.

3. 3

   Bis Mitte November: bestellen

   Notfallkarten und Mappen mit Druck brauchen oft zwei Wochen, Präsente aus der Region sind im Dezember schnell ausverkauft. Bestell schlichte Tüten ohne Aufdruck gleich mit.

4. 4

   Erste Dezemberhälfte: verteilen

   Bring die Geschenke für Unternehmen selbst vorbei. Ab Mitte Dezember hast du dafür keine Zeit mehr: Zum 31. Dezember verjähren viele Ansprüche, und in den letzten Tagen des Jahres gehen Klagen und Mahnbescheide raus.

5. 5

   Im Januar: Liste und Steuer

   Trag jedes Geschenk über 10 Euro mit Name, Datum und Betrag ein und entscheide mit deiner Steuerberatung, ob du die Steuer für die Geschenke an Unternehmen pauschal übernimmst. Die Liste mit Namen bewahrst du so vertraulich auf wie eine Akte.

Was du besser lässt

• Die Weihnachtsmail an alle Mandanten mit sichtbarer Empfängerliste. Ein Klick, und jeder sieht, wer noch bei dir Mandant ist. Schick einzeln oder gar nicht.
• Geschenke für Kollegen oder Gutachter, die von der Zahl der geschickten Mandate abhängen. Das ist ein Vorteil für die Vermittlung, und den verbietet dein Berufsrecht.
• Wein oder Sekt für den Mandanten, den du wegen Trunkenheit am Steuer verteidigt hast. Schau vor dem Einpacken kurz in die Akte.
• „Glückwunsch zum Sieg“ auf der Karte. Das Urteil ist vielleicht noch nicht rechtskräftig, und in einer Scheidung hat niemand gewonnen.
• Kugelschreiber mit Logo als einziges Geschenk an Unternehmen. Davon haben sie schon einen ganzen Becher von Bank und Versicherung.

Steuer in Kürze

• Bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr kannst du ein Geschenk absetzen, ohne Mehrwertsteuer gerechnet, wenn deine Kanzlei Vorsteuer abzieht. Alle Geschenke an denselben Empfänger im Jahr zählen zusammen. Liegt die Summe darüber, ist nichts davon absetzbar.
• Für jedes Geschenk über 10 Euro brauchst du Name, Datum, Geschenk und Betrag auf einem eigenen Konto. Die Notfallkarten, die am Empfang für alle liegen, brauchen keine Namensliste.
• Für Unternehmen und ihre Leute, auch die Assistenz, ist dein Geschenk eine Einnahme. Du kannst die Steuer dafür pauschal übernehmen, 30 Prozent vom Preis mit Mehrwertsteuer, für alle solchen Geschenke des Jahres, und sagst es den Beschenkten.
• Der Bundesfinanzhof rechnet diese übernommene Steuer zum Geschenk dazu, die Finanzämter prüfen die 50 Euro bisher nur am Geschenk selbst. Sicher bist du, wenn beides zusammen unter 50 Euro bleibt, also bei einem Geschenk bis etwa 35 Euro ohne Mehrwertsteuer.
• Für Privatmandanten ist dein Geschenk keine Einnahme. Für dich gelten trotzdem die 50 Euro und die Liste.

In Österreich sind Geschenke an Kunden meist nicht absetzbar, kleine Werbegeschenke mit Logo und Warenproben eher. In der Schweiz gibt es keine feste Grenze, dort fragst du deine Treuhand.

Alle Regeln zu Kundengeschenken, auch für Österreich und die Schweiz

Häufige Fragen

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